Riunioni efficaci in azienda
Le riunioni rappresentano il cuore di un'organizzazione in quanto garantiscono, se fatte bene, la corretta circolazione delle informazioni, essenziali per il successo dei business nel mondo attuale.
Allo stesso tempo, secondo accreditate ricerche, le riunioni sono la causa numero 1 di perdita di tempo organizzativo (e quindi di business).
In questo articolo vedremo alcuni elementi chiave che rendono le riunioni un importante fattore competitivo organizzativo.
Riunioni come fondamentale elemento del successo organizzativo
Viviamo in un mondo nel quale le informazioni la fanno da padrone. Chi possiede informazioni di valore acquisisce un fondamentale vantaggio competitivo.
Molte volte in ambito organizzativo le informazioni non circolano adeguatamente creando un enorme spreco di risorse e di opportunità.
Le riunioni ben gestite rappresentano una chiave fondamentale per la circolazione efficace delle informazioni all'interno di un'organizzazione contribuendo al successo del business.
Il punto di partenza per riunioni efficaci
"non esiste una ricetta unica"
Ci sono diversi tipi di riunioni all'interno delle organizzazioni, ognuna con le sue specifiche caratteristiche e scopi. Un approccio che porta a risultati significativi e tangibili parte dal considerare processi diversi per riunioni diverse.
Nei modelli che utilizziamo all'interno delle organizzazioni, frutto di una selezione delle migliori pratiche internazionali, ci sono 6 diversi tipi di riunioni in ambito organizzativo che rispondono a sei diversi obiettivi principali, ognuna con i propri processi, con i tempi prevedibili per ciascun passo e con sue regole precise.
Nonostante non esista una ricetta unica, esistono 3 regole fondamentali delle riunioni che se applicate possono migliorare notevolmente i risultati aziendali.
La prima regola fondamentale delle riunioni efficaci in un'organizzazione
"meno riunioni possibili"
Al lettore sarà probabilmente capitato di partecipare a riunioni che vengono tenute "perché si è sempre fatto così". Ogni riunione deve avere uno scopo preciso e prima di convocarla va considerato attentamente se quello scopo può essere raggiunto in maniera più efficace in altro modo. Infatti una riunione, coinvolgendo più persone, costa in termini organizzativi energie e denaro (derivante dalla somma degli emolumenti orari dei singoli partecipanti alla riunione moltiplicata per il tempo impiegato) e può costare moltissimo anche in termini di clima organizzativo se non sono efficaci.
Ad un estremo troviamo organizzazioni che fanno le riunioni "perché si sono sempre fatte", senza considerare attentamente quanto sopra esposto. All'altro estremo ci sono aziende che hanno deciso di non fare riunioni perché "si perde tempo". In realtà si perde tempo se le riunioni non vengono fatte nel modo appropriato. Come detto in apertura le riunioni sono un elemento fondamentale per le organizzazioni attuali.
La seconda regola
"per il minor tempo possibile"
Quanto tempo destinare ad una riunione? Il tempo (e solo quello) che consente di raggiungere gli obiettivi che ci si propone nell'incontro (questi obiettivi, insieme all'agenda della riunione, devono essere ben definiti prima della riunione stessa e comunicati prima a tutti i partecipanti alla stessa). Con l'esperienza di può arrivare a definire progressivamente con sempre maggiore precisione la durata di una riunione.
E se non si finiscono in tempo i temi all'ordine del giorno per la chiusura della riunione? La riunione va comunque chiusa all'ora stabilita e va definito un nuovo incontro: le persone infatti si sono organizzate in funzione dei tempi prestabiliti con nuove attività da fare post incontro. Abituare i partecipanti a non rispettare i tempi significa aumentare l'inefficienza organizzativa.
La terza regola
"per il più piccolo numero di persone possibile"
Quante persone invitare ad una riunione? Solo le persone che si ritengono fondamentali per il successo della stessa.
C'è l'abitudine in molte organizzazioni di invitare alle riunioni persone che con le stesse non hanno nulla a che fare. Tutto ciò ha un costo organizzativo enorme. Ricordiamoci che il costo di una riunione non è soltanto la somma oraria di ciascun partecipante (per il tempo impiegato): è anche il costo che si sostiene non facendo fare ai partecipanti lavori che potrebbero portare ad un maggiore contributo in termini di risultati aziendali (costo opportunità).
Trasformare le riunioni da costo e "perdita di tempo" in un'azienda a elemento fondamentale di successo è possibile, occorre, come buon punto di partenza, trasformare questi principi in pratica quotidiana.
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Andrea